Я очень люблю поездки, связанные с участием в профессиональных мероприятиях, мне интересно знакомиться с новыми людьми, нравится делиться с ними знаниями и передавать свой опыт.
Но снова и снова я встречаюсь с действиями организаторов, которые сначала раздражали меня, а теперь вызывают улыбку.
Итак, основанные на реальных событиях, пять вредных советов организаторам деловых мероприятий.
- Никогда не оплачивайте дорогу спикеру, тем более не предлагайте гонорар
- Пусть к общению со спикером подключатся ваши помощники и чем больше, тем лучше
- Подключайте спикера к работе над вашим мероприятием
- Как можно чаще меняйте программу
- Напоминайте спикеру его место
1. никогда не оплачивайте дорогу спикеру, тем более не предлагайте гонорар
Вы абсолютно правы – любой специалист почтет за честь выступить именно на вашем мероприятии
Более того, на самых лучших мероприятиях спикеры платят организаторам за возможность прочитать свои доклады.
Словом, не оплачивайте дорогу и уж точно не предлагайте никакого вознаграждения. Зачем обижать хороших людей, ведь они трудятся не ради презренных монет, а на благо просвещения и во имя знания.
2. пусть к общению со спикером подключатся ваши помощники и чем больше, тем лучше
Вы как организатор, несомненно, очень занятой человек и у вас есть куда более важные вопросы, чем обсуждать со спикером детали мероприятия. Поручите общение с ним своему помощнику, двум, а лучше трем или четырем.
Пусть каждый из них пишет и звонит спикеру по любому, мало-мальски значимому, вопросу. Ничего, что вопросы будут повторяться и спикеру придется отвечать на них снова и снова.
В конце концов, он не организатор, у него свободного времени гораздо больше, чем у вас.
3. подключайте спикера к работе над вашим мероприятием
Поскольку чтение доклада не предполагает никакой физической нагрузки, вам необходимо привлечь спикера к настоящей работе. Он может расставлять стулья, вешать баннеры, забивать гвозди и даже разносить чай во время кофе-брейка.
Не пренебрегайте этим, тем более, что ваши помощники истощены решением организационных вопросов из предыдущего пункта.
4. как можно чаще меняйте программу
Хороший спикер должен быть готов к сюрпризам и переменам.
И не беда, что вчера вы просили его рассказать об управлении проектами Кирово-Чепецкого завода колясок и арматуры, а сегодня поставили в программу доклад «Эффективные способы увеличения удоев скота в Ивановской области». Не забывайте менять и расписание, а если спикер, узнав новое время посмеет заметить, что в этот час у него запланирована деловая встреча, напомните об основной цели его визита.
Тренируйте докладчиков постоянно корректируя список выступающих, названия их докладов и время выступления.
5. напоминайте спикеру его место
Как вы помните, спикер приезжает работать. И если по какой-то удивительной причине, в свободное от выступления время, он не задействован в организационных вопросах (см.пункт 3), все равно не позволяйте ему отдыхать.
Не допускайте его на церемонию открытия мероприятия и заключительную вечеринку, не дайте спикеру покинуть конференц-зал раньше самого последнего слушателя, запретите ходить на экскурсии, отдыхать в местном клубе и купаться в море.
Докладчики должны знать, что на время мероприятия они в вашей власти и не имеют права отходить от вас более, чем на сто метров.
PS: в комментариях моих друзей к аналогичному посту на фэйсбуке, есть и другие любопытные советы, не пропустите.
